Proses rekrutmen menjadi komponen penting dalam keseluruhan operasional suatu perusahaan. Tidak hanya sembarang merekrut orang, namun memastikan perusahaan merekrut orang yang tepat dan sesuai untuk mengisi posisi terbuka di perusahaan Anda. Dalam artikel ini saya akan berbagi mengenai proses rekrutmen yang biasa dilakukan di RPS. Bukan sebuah proses yang sempurna, namun kami selalu melakukan improvement dari waktu ke waktu. Proses rekrutmen di RPS terbagi kedalam 6 tahap antara lain; analisa kebutuhan, pembuatan lowongan pekerjaan, pemilihan job platform yang sesuai, screening kandidat, proses interview, dan testing.
1. Analisa kebutuhan
Sebelum kami memutuskan untuk melakukan rekrutmen, hal paling utama yang kami lakukan adalah menganalisa apakah rekrutmen tersebut perlu dilakukan. Ada 2 hal yang paling penting dilihat:
- Apa impact yang terjadi kepada perusahaan baik dari sisi cost
- Apa return value yang dihasilkan oleh role tersebut.
Hindari keputusan rekrutmen untuk mengisi kekosongan role pekerjaan yang bersifat sementara. Hal ini penting dilakukan karena belajar dari perjalan awal RPS, sempat kami melakukan rekrutmen hanya karena beberapa pekerjaan tidak dapat dikerjakan oleh karyawan yang ada. Di beberapa waktu awal memang cukup membantu, tapi setelah dua atau tiga bulan berikutnya, role ini tidak mempunyai pekerjaan yang signifikan.
Baca lebih lanjut untuk mengetahui lebih detail apa saja yang perlu diperhatikan sebelum melakukan proses rekrutmen
4 HAL PENTING SEBELUM ANDA MELAKUKAN REKRUTMEN
2. Pembuatan Lowongan Pekerjaan
Jika seluruh hasil analisa mengarah kepada perusahaan harus melakukan rekrutmen, maka proses tersebut dapat segera dilakukan. Dimulai dari membuat lowongan pekerjaan, yang terlihat sangat sepele. Tapi untuk mendapatkan kandidat sesuai dengan requirement, harus dimulai dengan lowongan pekerjaan yang baik. Di RPS, kami sudah membuat set minimum untuk requirement maupun job desc untuk setiap posisi.
Anda pun dapat mempersiapkan minimum requirement & job desc untuk setiap posisi yang ada, untuk mempersingkat waktu dalam pembuatan sebuah lowongan pekerjaan yang akan dibuat di masa mendatang. Di lain waktu ketika diperlukan, sudah ada dokumen dasar untuk dikembangkan.
Dikembangkan disini dimaksudkan untuk melakukan pembaharuan terhadap skill yang dibutuhkan, sebagai contoh karena kami di dunia IT, skill teknikal seiring waktu akan usang dan diperlukan skill/teknologi terbaru yang lebih mumpuni. Hindari menggunakan job requirement & job description yang sama secara terus menerus untuk mendapatkan kandidat yang kompeten.
3. Pemilihan Job Platform Yang Sesuai
“Quality, cost, dan time mempunyai andil dalam penentuan job platform yang akan digunakan”
Lowongan pekerjaan selesai dibuat, masuk ke tahap dimana lowongan tersebut akan dipublikasikan. Dalam proses ini, tiga hal yakni quality, cost, dan time mempunyai andil dalam penentuan job platform yang akan digunakan. Biasanya kami memilah terlebih dahulu berapa banyak kandidat yang menjadi target untuk suatu role, disesuaikan dengan budget yang diberikan oleh perusahaan.
Platform posisi general, non-development
Range harga: Rp 900.000 - Rp 1.300.000
Untuk posisi general (non development) kami menggunakan Jobstreet sebagai platform untuk mempublikasikan lowongan yang ada. Jobstreet merupakan platform berbayar dan menyediakan harga paket beragam yang dapat dipilih, harga berkisar Rp 907.500 untuk 1 job posting sampai Rp 4.290.000 untuk 10 job posting. Biasanya kami menggunakan paket untuk 2 job posting dengan masa tayang selama 3 bulan, seharga Rp 1.237.500. Anda dapat menyesuaikan kebutuhan untuk perusahaan Anda.
Platform posisi magang / support
Range harga: Rp 100.000 - Rp 200.000
Untuk posisi magang maupun posisi yang tidak memerlukan skill spesifik, kami menggunakan sosial media yang mempunyai traffic cukup tinggi. Dengan sedikit bantuan ads (jika kami post di account kami) maupun membayar kurang lebih Rp 100.000,- untuk satu post di account loker yang mempunyai follower cukup banyak, dapat menghasilkan puluhan kandidat.
Platform posisi teknis
Range harga: Rp 2.000.000 - Rp 4.000.000
Sedangkan untuk role pekerjaan dengan skill spesifik, dalam hal ini sebagai contoh posisi developer, kami memilih untuk menggunakan job platform yang kompeten sesuai market nya, karena posisi developer dalam sebuah perusahaan IT menjadi role yang krusial. Kami biasa melakukan posting di Techinasia, platform yang mempertemukan pelaku IT di Indonesia & Asia. Kesempatan mendapatkan kandidat yang sesuai lebih besar disini, meminimalisir kandidat yang tidak sesuai melakukan apply secara asal. Karna sebelum kami menggunakan Techinasia, sering kami mendapatkan kandidat yang tidak mempunyai skill IT melakukan apply untuk posisi Senior Developer di RPS. Adapun harga untuk posting di Techinasia adalah gratis untuk 1 job posting yang aktif. Untuk posting selanjutnya Anda dapat meng-upgrade subscription yang berkisar di harga 29 USD untuk 1 job posting atau paket tertinggi di harga 690 USD.
4. Screening Kandidat
Salah satu proses yang cukup memakan waktu adalah melakukan screening kepada semua kandidat yang ada. Dari keseluruhan jumlah kandidat yang masuk, kami melakukan filter pertama melalui CV & portfolio. Kandidat yang tidak sesuai dengan requirement akan secara langsung gugur di tahap ini.
Untuk kandidat yang lolos screening CV akan masuk ke tahap screening selanjutnya yaitu mengisi kuesioner. Kami mempunyai kuesioner yang kami beri nama General Test, yang terdiri dari:
- Pertanyaan-pertanyaan seputar latar belakang kandidat
- Alasan mengapa meng-apply untuk posisi yang kami buka
- Besaran gaji yang diharapkan
- Kebiasaan bekerja
- Tanggal kapan bisa mulai bergabung, dan
- Beberapa pertanyaan yang menyangkut ke personaliti kandidat.
Informasi yang didapat dari kuesioner ini dapat menjadi landasan untuk kami melakukan interview. Proses pengisian kuesioner ini optional, Anda dapat melewati proses ini. Tetapi untuk hasil yang maksimal, saya sarankan untuk melakukannya agar pada proses interview Anda dapat mempersiapkan apa saja yang akan Anda tanya berdasarkan jawaban kuesioner tersebut.
5. Interview - know your candidate
RPS memiliki dua tahap interview, yaitu interview singkat via telepon sekaligus memberi tahu bahwa ada kuesioner yang harus diisi setelah proses screening CV, yang kedua merupakan interview tatap muka.
Interview tatap muka kami tidak selalu diadakan di kantor, terkadang kami melakukan interview di sebuah cafe, untuk melihat cara orang tersebut makan. Ya Anda tidak keliru membacanya, cara seseorang makan dapat memperlihatkan personalitinya. Itu mengapa untuk beberapa role yang kami anggap penting, kami akan lakukan interview di sebuah cafe dan mengundangnya makan.
Berbeda dengan role developer, kami akan melakukan interview di kantor dan setelahnya kami akan memberikan technical test untuk diselesaikan kandidat tersebut. Persiapkan pertanyaan yang akan ditanyakan sebelum tahap interview untuk menjadikan tahap interview tersebut efektif dan efisien.
6. Testing
Di RPS, tahap testing biasanya diberikan untuk posisi developer dan QA QC/tester. Karna melalui test ini, kami tahu bagaimana cara kandidat tersebut menyelesaikan suatu tugas dan memecahkan suatu masalah dengan waktu yang terbatas. Tes ini bersifat teknikal.
Untuk role general, kami tidak memberikan tes khusus. Tes pemecahan masalah kami lakukan secara tidak langsung di tahap interview. Untuk role graphic designer, kami pun tidak memberikan tes khusus. Biasanya kami hanya meminta kandidat untuk melampirkan portfolio lengkap nya. Tahap testing ini berguna untuk dilakukan agar perusahaan dapat mengetahui kemampuan real non teoritikal dari kandidat yang ada.
Rangkuman
Itulah ke enam tahapan rekrutmen di RPS, mulai dari proses analisa kebutuhan, membuat lowongan pekerjaan, memilih job platform yang akan digunakan, screening kandidat, interview, sampai ke tahap terakhir yaitu testing.
Ke enam tahapan tersebut tidak luput dari penilaian kami terhadap attitude seseorang, karena bagi kami attitude dinilai lebih penting selain skill nya. Setiap proses kami lakukan dengan baik untuk mendapatkan kandidat yang dapat bekerja di kultur perusahaan kami.
Karena tidak ada proses rekrutmen yang dapat berhasil sama untuk semua perusahaan, apa yang berjalan baik di satu perusahaan belum tentu dapat digunakan diperusahaan lain. Yang Anda perlukan adalah belajar dari pengalaman perusahaan lain dan lakukan adjustment untuk perusahaan Anda. Untuk membantu Anda menemukan proses rekrutmen yang sesuai di perusahaan Anda, kami menyediakan template berkaitan dengan beberapa poin rekrutmen yang kami lakukan di bundle template operasional yang dapat Anda beli disini. Sampai jumpa di artikel selanjutnya!
Rock Paper Scissors adalah Digital Business Architect. Kami membantu anda membuat digital startup anda sendiri dari tahap perencanaan, pengembangan, hingga product launch. Cari tahu lebih lanjut.